Стремление бизнеса оцифровать документооборот вполне обоснованно: это дешевле и быстрее бумажной работы. При этом степень защищенности таких документов весьма высока, они подписываются квалифицированной электронной подписью и имеют такую же юридическую силу, как и аналоги на бумажных носителях с собственноручной визой руководителя. К тому же ЭДО гарантирует "бесшовность" процессов, возможность оперативно скорректировать и повторно отправить документ, ускорив процесс.
Если внешний ЭДО оптимизирует работу с контрагентами, то внутренний упрощает жизнь кадровикам и бухгалтерам, например, ускоряет заключение трудовых договоров, согласование графиков отпусков и т. д. Есть и еще одно направление использования "цифровых бумаг" - взаимодействие с госорганами, включая налоговую отчетность, участие в конкурсах на заключение госконтрактов, системы маркировки продукции, которых становится все больше, и т. д.
Как рассказал Дмитрий Черников, директор торгово-промышленной компании "Эрудит", поставляющей школьную и игровую мебель в разные точки страны, образовательные организации, как и другие бюджетные учреждения, тоже потихоньку перешли на ЭДО, в первую очередь этому поспособствовали конкурсные процедуры и тендерные площадки, где проходит подписание контрактов.
- Многие компании, как и мы, работают с постоплатой, поэтому чем быстрее все бумаги подписаны, тем лучше для нас и наших поставщиков. Так как заказчики находятся в разных регионах страны, вплоть до Якутии и Камчатки, то отсутствие потребности в услугах почты или курьера сильно упрощает процесс, - отметил Черников.
Удачным опытом внедрения ЭДО поделилась и сеть мультиформатных ресторанов в Екатеринбурге. Два года назад, во время пандемии, компания соединила внутреннюю систему учета товаров с электронным документооборотом. Это позволило повысить производительность сотрудников и оптимизировать процессы, избежав в результате повышения цен. Линейные сотрудники взяли на себя работу с накладными и другими бухгалтерскими документами, менеджеры и директора освободились от рутинных операций и получили возможность управлять сразу несколькими ресторанами.
- Однажды мы выяснили, что на занесение накладных в товароучетную систему сотрудники тратят до 2,5 часа в день. Это колоссальное время при пересчете на год и всю компанию. С этого и началось внедрение ЭДО. В результате появился проект ресторана без менеджеров и без директора. Сейчас на обработку накладной уходит 2-3 минуты, - пояснил Григорий Корин, представитель сети "Сушкоф и пицца".
Еще один важный тренд, который заметили операторы ЭДО: цифровизация документооборота способствует расширению форматов занятости, в частности, массовому переходу персонала на удаленку. Это позволяет многим компаниям привлекать внештатных сотрудников, заключая договоры гражданско-правового характера (ГПХ). Тенденцию уже подхватили самозанятые, представители ИТ-компаний, сфер образования, маркетинга, продаж и клиентской поддержки, создания контента.
- Наличие сотрудников на удаленке может стать одним из драйверов конкурентоспособности бизнеса. Внедрение такого формата работы позволяет привлечь лучшие кадры вне зависимости от их местоположения и расширить географию бизнеса. При этом взаимодействовать с удаленными сотрудниками удобнее именно с помощью ЭДО, - подчеркнул представитель "Контура" Владимир Порохонько.
Еще один очевидный плюс - снижение финансовых затрат на аренду офисных помещений. Например, в Свердловском филиале "ЭнергосбыТ Плюс" количество бизнес-клиентов, использующих ЭДО, превысило 30 тысяч, это 60 процентов от общего количества клиентов - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
- У пользователей появляется возможность решать вопросы дистанционно, не приходя в офис. Скажем, чтобы заключить договор, достаточно отправить электронную заявку с приложением необходимых документов, - пояснили в энергосбытовой компании.